Privacyreglement Baarsma & Janssen

1. Inleiding
Dit privacyreglement dient voor Baarsma & Janssen BV, gevestigd te Schoterlandseweg 45, 8451 KA  Oudeschoot en ingeschreven bij de KVK onder nummer: 77825233.
De functionaris voor de gegevensbescherming kunt u rechtstreeks benaderen via het e-mailadres: privacy@baarmsa-janssen.nl.

2. Algemene Begripsomschrijvingen
Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’) daaraan toekent.
Persoonsgegevens: alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene).
Betrokkene: degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.
Verwerking van persoonsgegevens: elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via automatische processen, waaronder in ieder geval het  verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bewerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke: de verwerkingsverantwoordelijke is degene die het doel en de middelen voor de gegevensverwerking vaststelt.
Verwerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
Verstrekken van gegevens: het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.

Gebruiker persoonsgegevens: degene die als medewerker of anderszins geautoriseerd is door of namens de verantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken.
Opdrachtgever: een natuurlijke of rechtspersoon die aan de verantwoordelijke een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.
Derde: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken.
Toestemming van betrokkene: Elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende, verwerking van persoonlijke gegevens aanvaardt.
Gegevens over gezondheid: persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale gezondheid van een natuurlijk persoon waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten waarmee informatie over de gezondheidstoestand wordt gegeven.
Toezichthoudende autoriteit: een door een lidstaat ingestelde onafhankelijke overheidsinstantie. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

3. Toepassingsgebied
3.1 Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Baarsma & Janssen.
3.2 Baarsma & Janssen draagt er zorg voor dat zij alle toepasselijke privacywet- en regelgeving naleeft, waaronder begrepen de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG), en alle andere toepasselijke gedragscodes en richtlijnen.

4. Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?
Baarsma & Janssen verwerkt de persoonsgegevens ten behoeve van de volgende onderdelen:

• begeleiding bij verzuim van werknemers van bedrijven en instellingen die daartoe met de verantwoordelijke direct of indirect een overeenkomst hebben gesloten;
• de re-integratie van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid;
• Uitvoering geven aan de contractueel bedongen werkzaamheden zoals genoemd in de overeenkomst met werkgever;
• De uitvoering van wettelijke taken die voor Baarsma & Janssen van toepassing zijn (zoals de WBGO, de Arbeidsomstandighedenwet, Wet verbetering poortwachter etc);
• De administratieve afhandeling rond bovengenoemde punten, waaronder rapportage en verantwoording aan de opdrachtgever;
• Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals fiscaal- en sociaal verzekeringsrechtelijke wetgeving.5.

Welke gegevens verwerken wij?
Baarsma & Janssen verwerkt (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van u:

• naam en geboortedatum;
• adres, plaats en telefoonnummer van zowel de woonplaats als een tijdelijke verblijfplaats;
• geslacht, burgerlijke staat, geboorteland, nationaliteit;
• bedrijf / instelling, afdeling, functie, aard dienstverband, datum in- en uitdiensttreding of datum overlijden;
• personeelsnummer, Burgerservicenummer;
• naam, adres, woonplaats en telefoonnummer van huisarts en overige behandelaars;
• arbeidsomstandigheden;
• resultaten van incidentele en periodieke gezondheidsonderzoeken;
• data ziek- en herstelmelding/gedeeltelijke arbeidsgeschiktheid;
• gegevens voortvloeiende uit het spreekuur;
• gegevens voortvloeiende uit de ziekmelding door de werkgever en de daarop aansluitende eigen verklaring;
• gegevens voortvloeiend uit huisbezoek;
• de belastbaarheid in relatie tot de belasting in het werk;
• voorgestelde en getroffen re-integratiemaatregelen en aanpassingen in de arbeidsomstandigheden;
• resultaten van overleg met de werkgever, behandelaars, uitvoeringsinstellingen voor de sociale zekerheid en verzekeringsmaatschappijen.

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in overeenstemming met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

6. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking
6.1 Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor de in artikel 4 beschreven doeleinden en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen.
6.2 De persoonsgegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een (arbeids-) overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.
6.3 Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doelen beschreven in artikel 4, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
6.4 Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien één van de verwerkingsgronden uit artikel 6 (AVG) van toepassing is, namelijk:
a) de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
b) de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
c) de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is;
d) de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene;
e) de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door het desbetreffende bestuursorgaan dan wel het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt, of
f) de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.

6.5 Geheimhouding
Baarsma & Janssen bewaart geheimhouding over de persoonsgegevens waarvan zij kennisneemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift de verantwoordelijke tot mededeling verplicht  of uit de taak van de verantwoordelijke mededeling voortvloeit.

7. Toegang tot persoonsgegevens
7.1 Baarsma & Janssen maakt gebruik van een geautomatiseerd klantvolgsysteem. Medewerkers hebben slechts toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.
7.2 Iedere gebruiker van persoonsgegevens heeft een strikte geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang kennis neemt.
7.3 De beheerder en degenen, die in het kader van een door Baarsma & Janssen of gebruiker gegeven opdracht werken, hebben slechts toegang tot persoonsgegevens, voor zover dit voor het gebruik en de bewerking van de gegevens noodzakelijk is, en zij hiertoe een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend.

8. Beveiliging persoonsgegevens
8.1 Om het beginsel van integriteit en vertrouwelijkheid te waarborgen neemt Baarsma & Janssen alle haalbare technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde toegang of ongeoorloofd gebruik van persoonsgegevens te voorkomen.
8.2 Baarsma & Janssen ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens worden opgesteld en nageleefd. Dit wordt gedaan door op gezette tijden de technische en organisatorische beveiliging te testen, te beoordelen en te evalueren op doeltreffendheid van de verwerking (Privacy Impact Analyse).
8.3 Er is een interne procedure aanwezig voor het afhandelen van incidenten. De verantwoordelijke treft maatregelen om de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen te informeren indien dit in het kader van de meldplicht aan de orde is.

9. Meldplicht datalekken
Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens. Bedrijven die persoonsgegevens verwerken, zoals Baarsma & Janssen, moeten datalekken melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij hebben hiervoor een interne procedure opgesteld.

10. Verstrekking persoonsgegevens
Baarsma & Janssen verstrekt uw gegevens niet zomaar aan anderen. Dat mag Baarsma & Janssen wel doen indien daarvoor toestemming is gegeven, of als zij daartoe verplicht is op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als zo’n verstrekking ten dienste staat van de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.

11. Inzage en verwijderingsrecht
11.1 De betrokkene heeft het recht op inzage in en afschrift van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens. De betrokkene dient daartoe een verzoek in te dienen.
11.2 Aan een verzoek als bedoeld in dit artikel wordt binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek voldaan.
11.3 Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan betrokkene of diens gemachtigde. Betrokkene of diens gemachtigde dienen zich in voorkomende gevallen te kunnen legitimeren en/of hun bevoegdheid aan te tonen.
11.4 Uitzonderingen op het verwijderingsrecht bestaan als:

• vrijheid van meningsuiting van toepassing is;
• bewaring de wettelijke plicht van de verantwoordelijke is;
• informatie noodzakelijk is voor het uitoefenen of de verdediging van enig recht in rechte.

11.5 Voor de verzending en verstrekking van afschriften wordt geen vergoeding in rekening gebracht.
11.6 In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van betrokkene de gegevens zijn verwijderd.

12. Recht op dataportabiliteit
12.1 Betrokkene heeft het recht zijn persoonsgegevens die hij aan een verantwoordelijke heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en leesbare vorm te verkrijgen.
12.2 Betrokkene heeft het recht die gegevens aan een andere verantwoordelijke over te dragen, zonder daarbij te worden gehinderd door Baarsma & Janssen aan wie de persoonsgegevens waren verstrekt.
12.3 Baarsma & Janssen zal zorgdragen voor een gangbaar en gebruikelijk format waardoor betrokkene de data kan ontvangen. Desgevraagd kan het format – in opdracht van betrokkene - ook doorgestuurd worden naar een derde partij.

13. Recht op aanvulling, correctie en verwijdering van opgenomen persoonsgegevens
13.1 Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door of namens de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
13.2 Zijn opgenomen gegevens feitelijk onjuist voor het doel van de verwerking, onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, dan dient de betrokkene een schriftelijk verzoek in bij de verantwoordelijke waarin wordt verzocht om correctie of verwijdering van de gegevens.
13.3 Zo spoedig mogelijk na ontvangst van het verzoek bericht de verantwoordelijke de betrokkene schriftelijk of, dan wel in hoeverre, aan het verzoek zal worden voldaan. Een weigering is altijd met redenen omkleed.
13.4 Baarsma & Janssen draagt er zorg voor dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
13.5 In geval van verwijdering van gegevens wordt in het klantvolgsysteem een verklaring opgenomen dat op verzoek van betrokkene de gegevens zijn verwijderd. Indien gegevens noodzakelijk zouden kunnen zijn voor het uitoefenen van rechten, dient de klant een afstandsverklaring te ondertekenen.

14. Recht op verzet
14.1 Indien gegevens het voorwerp zijn van verwerking op grond van artikel 4, kan de betrokkene daartegen bij Baarsma & Janssen verzet aantekenen in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden, indien er sprake is van een gerechtvaardigd belang.
14.2 Baarsma & Janssen beoordeelt binnen vier weken na ontvangst van het verzet of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is, beëindigt hij terstond de verwerking.
14.3 Baarsma & Janssen kan voor het in behandeling nemen van een verzet een kostenvergoeding vragen als het verzoek als buitensporig wordt ingeschat. De vergoeding wordt teruggegeven in het geval het verzet gegrond wordt bevonden.

15. Bewaartermijnen
Baarsma & Janssen bewaart gegevens nooit langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens verzameld worden, met inachtneming van de wettelijke bewaartermijn.  Indien gegevens niet langer bewaard hoeven worden verwijderen we alle identificeerbare kenmerken, of verwijderen we gegevens geheel. Baarsma & Janssen heeft daartoe een richtlijn bewaartermijnen opgesteld.

16. Uw bezoek aan onze website en cookies
Baarsma & Janssen gebruikt functionele cookies om de website beter te laten werken, passend bij het gebruik.

17. Nieuws per post, e-mail of telefoon
Baarsma & Janssen kan gebruikmaken van telefoonnummers, adressen of e-mailadressen om bestaande klanten te voorzien van interessante en relevante informatie. Als u heeft aangegeven dat u geen nieuws van ons wilt ontvangen, houden wij hier vanzelfsprekend rekening mee.

18. Klachten
18.1 Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd en/of indien betrokkene meent andere redenen tot klagen te hebben, dient hij zich te wenden tot de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Baarsma & Janssen zoals genoemd in punt 1 van dit statement.
18.2 De FG zal de klacht conform de Klachtenregeling van de verantwoordelijke in behandeling nemen. In het klachtenreglement leest u meer over het indienen van een klacht bij Baarsma & Janssen. Die kunt u vinden op onze website.
18.3 Betrokkene heeft te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn:

Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
0900-2001201

Wijziging van het Privacyreglement
Het kan voorkomen dat de directie van Baarsma & Janssen dit privacyreglement in de toekomst wijzigt. Op www.baarsma-janssen.nl vindt u altijd het actuele privacyreglement.